PERSOALAN MANAJEMEN DI PABRIK KERUPUK

Kebanyakan para perintis usaha, termasuk usaha pabrik kerupuk umumnya kurang memperhatikan  manajemen perusahaan, baik di bidang administrasi, keuangan, personalia, produksi maupun pemasaran.  Di pabrik kerupuk semua kegiatan umumnya terpusat pada satu orang, yaitu sang juragan. Khususnya pada tahun-tahun pertama, juraganlah yang mengerjakan semuanya, mulai dari merancang tata ruang pabrik, pengadaan peralatan dan perlengkapan, mencari pelanggan, membeli bahan mentah, membuat adonan, mencetak, mengukus, menjereng, menjemur, menghitung sampai menggoreng. Saking sibuknya sampai lupa tidak membuat pembukuan.

Meskipun yang bekerja hanya keluarga sendiri, tetapi tetap perlu manajemen atau pengelolaan secara sistematis, tidak asal-asalan. Setiap usaha komersiel pasti tujuannya mencari untung. Suatu usaha baik besar maupun kecil kalau tidak dikelola dengan baik,  bukannya untung tetapi buntung. Kebiasaan menjalankan usaha secara tradisional, asal jalan adalah seperti orang  berjalan di tengah gelapnya malam tanpa ada sedikitpun cahaya yang menerangi. Pasti jalannya terseok-seok, sering jatuh bangun, nabrak sana nabrak sini, tak tentu arah, bisa salah arah makin jauh dari tujuan. Makanya usaha yang dijalankan secara demikian lebih sering buntung daripada untung.

Secara garis besar kegiatan managemen terdiri dari tiga hal, yaitu : Perencanaan, Pelaksanaan dan Pengawasan. Untuk mencapai keuntungan maksimal, maka setiap usaha harus ada rencana usaha, baik jangka pendek, jangka sedang dan jangka panjang. Setelah perencanaannya jelas langkah-langkahnya, maka sekaranglah saatnya melaksanakan sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Dalam pelaksanaannya perlu adanya pengawasan. Dari pengawasan berbuah adanya evaluasi. Evaluasi terhadap apa yang telah dilaksanakan sudah sesuai dengan perencanaan atau belum. Kalau belum, apa penyebabnya dan bagaimana solusinya agar ke depan tidak terulang lagi.

Apa yang harus direncanakan? Apa yang harus dilaksanakan? Apa yang harus diawasi dan dievaluasi? Yang harus masuk dalam perencanaan adalah baik mengenai Organisasi, administrasi, pembukuan, keuangan maupun pemasaran. Apa yang sudah direncanakan harus dilaksanakan baik mengenai tata organisasi dalam pembagian kerja antar semua orang yang terlibat dalam usaha kita, maupun tata administrasi, tata pembukuan, tata keuangan dan tata pemasaran. Semua harus direncanakan, dilaksanakan dan diawasi secara sistematis, efektif dan efisien, Sistematis berarti terencana secara tahap demi tahap. Efektif berarti tepat guna dalam setiap tahapannya. Efisien berarti berhasil guna, tidak membuang-buang waktu, tenaga dan beaya secara percuma.

Setelah pabrik kita semakin berkembang. Pelanggan kian banyak. Mau tidak mau alat cetaknya harus tambah untuk mengejar omzet. Tambah alat berarti tambah tenaga, bukan hanya tenaga cetak, tetapi juga asisten tukang cetak dan juga loper. Akan kewalahan kalau semuanya hanya dikerjakan sendiri dan hanya dibantu oleh isteri dan anak-anak. Kemampuan mereka terbatas. Asisten tukang cetak sangat perlu, yaitu untuk membantu tukang cetak agar lebih efisien dalam menjalankan tugasnya.

Jika omzet tambah besar, karyawan tambah banyak, pealatan tambah jumlahnya, frekuensi kerjaan nambah besar, bahan mentah tambah banyak, transaksi keuangan makin sering dan kian  tambah besar nominalnya, pelangganpun makin banyak dan luas,maka mau tidak mau harus ada pembagian tugas dan wewenang serta sistem administrasi dan pembukuan yang baik pula.

Sang juragan tinggal mengawasi, mengkoordinasi dan merencanakan pengembangan. Untuk mengurusi keuangan, kalau belum percaya dengan orang lain, bias isteri yang mengurusinya. Administrasi dan pembukuan biar si sulung yang mengerjakannya daripada tidak ada kerjaan.

Bila pabrik sudah menggunakan prinsip-prinsip manajemen. Pekerjaan jadi ringan, sistematis, efektif dan efisien, tidak semrawut. Pengerjaan tepat waktu dan hasilnya memuaskan. Semua dapat bekerja dengan maksimal dan tidak stress. Produksi lancar. Penjualan semakin meningkat. Pemasukan makin besar. Pengeluaran terkendali sesuai kebutuhan perusahaan. Gaji lancar. Ada bonus lagi. Setiap akhir bulan sambil gajian dievaluasi. Sudah sesuai dengan target yang telah ditetapkan atau belum. Kalau belum dicari apa penyebabnya dan bagaimana solusinya. Masing-masing bagian ditanya apa kesan dan pesannya dan bagaimana rencana sebulan ke depan agar ada peningkatan pendapatan, baik perusahaan maupun karyawan. Kalau bulan depan target tercapai, masing-masing memperoleh bonus 5% dari keuntungan bersih plus refresing bersama ke Bonbin. Semua beaya piknik ditanggung perusahaan. Dijamin mereka akan bersemangat meningkatkan kwalitas dan kwantitas kerja masing-masing karena membayangkan pendapatan yang makin meningkat bulan depan.

Sekilas pengeluaran perusahaan jadi membengkak empat kali lipat. Memang, tetapi pemasukannya kan menjadi sepuluh kali lipat. Kalau semua dikerjakan sendiri, sehari dua orderan saja kaki sudah gempor dan stress, pontang-panting ke sana ke mari dan diburu-buru lagi. Memang dengan merekrut 4 orang karyawan, pengeluaran kita membengkak menjadi empat kali lipat dibanding kalau semua dikerjakan sendirian. Memang, tetapi pemasukannya menjadi membengkak juga bisa sepuluh kali lipat. Demikianlah mengapa setiap usaha memerlukan manajemen yang benar untuk pengembangan usaha ke depan. Tanpa manajemen yang benar, maka perusahaan bukannya untung malah buntung.